Firma może mieć wysokie przychody, wielu klientów i pełny portfel zamówień, a mimo to w pewnym momencie zabraknąć jej pieniędzy.
Brzmi paradoksalnie?
W praktyce to jeden z podstawowych problemów przedsiębiorstw. Dlatego pytanie ile gotówki powinna mieć firma nie powinno pojawiać się dopiero wtedy, gdy na koncie zaczyna brakować środków. Odpowiedni poziom rezerwy finansowej może pomóc firmie przetrwać opóźnienia płatności, nieprzewidziane wydatki, słabszy miesiąc czy nagłą potrzebę inwestycji.
Gotówka na koncie to nie to samo co zysk
To pierwsza rzecz, którą warto rozróżnić.
Firma może wykazać zysk, ale nie mieć wystarczającej ilości gotówki.
Przykład?
Przedsiębiorstwo wystawiło klientom faktury na 500 tys. zł. Na papierze sprzedaż wygląda bardzo dobrze.
Problem w tym, że klienci zapłacą dopiero za 60 dni.
W tym czasie firma musi zapłacić:
- pracownikom,
- dostawcom,
- podatki,
- składki,
- raty finansowania,
- czynsz,
- transport,
- inne bieżące koszty.
Sprzedaż jest. Zysk może być. Ale pieniędzy jeszcze nie ma.
Dlatego przy pytaniu ile gotówki powinna mieć firma, trzeba patrzeć przede wszystkim na jej płynność.
Ile gotówki powinna mieć firma? Nie ma jednej odpowiedzi
Nie istnieje uniwersalna kwota odpowiednia dla każdego przedsiębiorstwa.
Firma produkcyjna, sklep internetowy, kancelaria i firma budowlana mogą mieć zupełnie inne potrzeby.
Znaczenie mają m.in.:
- wysokość miesięcznych kosztów,
- branża,
- sezonowość sprzedaży,
- terminy płatności klientów,
- terminy płatności dla dostawców,
- liczba pracowników,
- poziom zadłużenia,
- skala inwestycji,
- stabilność przychodów.
Dlatego zamiast pytać:
„Czy 100 tys. zł na koncie wystarczy?”
lepiej zapytać:
„Na ile miesięcy działalności wystarczy mi dostępna gotówka?”
Najprostszy sposób na obliczenie rezerwy
Jednym z praktycznych sposobów jest policzenie miesięcznych kosztów firmy.
Załóżmy, że przedsiębiorstwo miesięcznie wydaje:
- 80 tys. zł na wynagrodzenia,
- 30 tys. zł na czynsz i media,
- 40 tys. zł na zakup materiałów,
- 20 tys. zł na raty i leasing,
- 15 tys. zł na pozostałe koszty.
Łącznie:
185 tys. zł miesięcznie.
Jeżeli przedsiębiorca chce mieć rezerwę odpowiadającą trzem miesiącom kosztów:
185 000 × 3 = 555 000 zł.
To nie oznacza, że każda firma musi posiadać dokładnie 555 tys. zł.
Pokazuje jednak sposób myślenia.
Rezerwa powinna być dopasowana do realnego zapotrzebowania firmy na gotówkę.
Poduszka finansowa firmy – ile miesięcy powinna obejmować?
W praktyce przedsiębiorcy często myślą o rezerwie jako o kilku miesiącach kosztów działalności.
Ale liczba miesięcy zależy od ryzyka.
Firma o przewidywalnych wpływach i niskich kosztach stałych może potrzebować mniejszej poduszki.
Z kolei przedsiębiorstwo:
- sezonowe,
- mocno zadłużone,
- zależne od kilku klientów,
- realizujące długie kontrakty,
- działające w branży o dużych wahaniach,
może potrzebować większego bufora.
Im mniej przewidywalne są wpływy, tym większe znaczenie ma rezerwa gotówkowa.
Kiedy firma potrzebuje większej rezerwy?
Są momenty, w których warto szczególnie dokładnie sprawdzić poziom dostępnej gotówki.
Przed dużą inwestycją
Zakup maszyny, nieruchomości czy wejście na nowy rynek może oznaczać większe wydatki zanim pojawią się dodatkowe przychody.
Przy szybkim wzroście sprzedaży
Paradoksalnie szybki rozwój może zwiększyć zapotrzebowanie na gotówkę.
Firma musi kupić więcej materiałów, zatrudnić pracowników i obsłużyć większą liczbę zamówień.
Przy długich terminach płatności
Jeżeli klienci płacą po 60–90 dniach, firma może przez długi czas finansować swoją działalność z własnych środków.
Przy sezonowości
Jeżeli większość przychodów pojawia się tylko w określonych miesiącach, rezerwa może być potrzebna do finansowania słabszego okresu.
Duży kontrakt może… zwiększyć zapotrzebowanie na gotówkę
To jeden z ciekawszych paradoksów w biznesie.
Firma zdobywa kontrakt za 2 mln zł.
Właściciel się cieszy.
Ale zanim wystawi fakturę, musi kupić materiały za 500 tys. zł, zatrudnić dodatkowych ludzi i zorganizować produkcję.
Jeżeli klient zapłaci dopiero po 60 dniach, firma musi najpierw sfinansować realizację kontraktu.
Dlatego duży kontrakt nie zawsze oznacza natychmiastowy przypływ gotówki. Czasem oznacza wręcz większe zapotrzebowanie na kapitał obrotowy.
Czy firma powinna trzymać całą gotówkę na koncie?
Niekoniecznie.
Jeżeli przedsiębiorstwo posiada dużą nadwyżkę środków, warto zastanowić się, czy całość powinna pozostawać niepracująca.
Z drugiej strony inwestowanie całej gotówki może pozbawić firmę bezpieczeństwa.
Dlatego warto rozdzielić środki na:
Gotówkę operacyjną
Pieniądze potrzebne do bieżącego funkcjonowania.
Rezerwę bezpieczeństwa
Środki na nieprzewidziane sytuacje.
Kapitał na rozwój
Pieniądze przeznaczone na inwestycje i ekspansję.
Takie podejście pozwala uniknąć sytuacji, w której firma musi wybierać między opłaceniem bieżących zobowiązań a realizacją inwestycji.
Co zrobić, gdy rezerwa jest zbyt mała?
Nie zawsze rozwiązaniem jest natychmiastowe ograniczenie działalności.
Warto najpierw sprawdzić, dlaczego firma potrzebuje tak dużo gotówki.
Problemem może być:
- zbyt długi okres oczekiwania na płatności,
- zbyt duże zapasy,
- wysokie koszty stałe,
- nieoptymalne finansowanie,
- szybki wzrost sprzedaży,
- duże inwestycje,
- nierentowne kontrakty.
Dopiero po znalezieniu przyczyny można dobrać odpowiednie rozwiązanie.
Finansowanie może być alternatywą dla trzymania ogromnej gotówki
Firma nie zawsze musi mieć na koncie pieniądze odpowiadające wszystkim potencjalnym wydatkom.
W niektórych sytuacjach może korzystać z zewnętrznych źródeł finansowania wtedy, gdy rzeczywiście ich potrzebuje.
W zależności od sytuacji przedsiębiorstwa można analizować m.in.:
- finansowanie obrotowe,
- leasing,
- faktoring,
- finansowanie inwestycyjne,
- finansowanie zabezpieczone nieruchomością,
- leasing zwrotny.
Dzięki temu firma może zachować większą elastyczność finansową.
Leasing zwrotny a rezerwa gotówkowa
Załóżmy, że przedsiębiorstwo posiada nieruchomość lub maszynę o wysokiej wartości.
Jednocześnie chce zachować środki na rozwój, ale nie chce pozbywać się aktywa potrzebnego w działalności.
W określonych sytuacjach można przeanalizować leasing zwrotny jako sposób na uwolnienie części kapitału zamrożonego w majątku.
To może być interesujące rozwiązanie dla firm, które mają aktywa, ale potrzebują większej płynności.
5 sygnałów, że firma ma za małą rezerwę
Warto się zatrzymać, jeśli przedsiębiorstwo:
1. Czeka na każdą większą płatność klienta
Jeżeli jedno opóźnienie faktury powoduje problemy z wypłatami lub dostawcami, rezerwa może być zbyt mała.
2. Finansuje bieżące koszty nowym długiem
Ciągłe zaciąganie kolejnych zobowiązań na podstawowe wydatki powinno być sygnałem ostrzegawczym.
3. Nie może wykorzystać okazji biznesowej
Firma ma możliwość kupienia maszyny, wejścia na nowy rynek czy przyjęcia dużego kontraktu, ale nie ma środków na jego realizację.
4. Każdy słabszy miesiąc powoduje stres
Sezonowość jest normalna, ale firma powinna być przygotowana na okres niższych przychodów.
5. Właściciel regularnie dokłada prywatne pieniądze
Jeżeli biznes stale wymaga zasilania z prywatnego konta, warto dokładnie przeanalizować jego płynność.
Jak często sprawdzać poziom gotówki?
Nie wystarczy spojrzeć na konto raz na kilka miesięcy.
Warto regularnie analizować:
- saldo gotówki,
- należności,
- zobowiązania,
- terminy płatności,
- przewidywane wpływy,
- planowane wydatki.
Dobrą praktyką jest stworzenie prognozy przepływów pieniężnych na najbliższe tygodnie lub miesiące.
Dzięki temu można wcześniej zobaczyć, że za dwa miesiące może pojawić się luka finansowa.
A wcześniejsza reakcja daje znacznie więcej możliwości niż działanie w sytuacji awaryjnej.
Nie pytaj tylko, ile masz pieniędzy. Sprawdź, kiedy ich potrzebujesz
To kluczowa różnica.
Firma może mieć dziś 500 tys. zł na koncie.
Ale jeżeli za miesiąc musi zapłacić 700 tys. zł zobowiązań, jej sytuacja wygląda zupełnie inaczej.
Z kolei przedsiębiorstwo z 100 tys. zł gotówki może być w dobrej sytuacji, jeżeli regularnie otrzymuje wpływy i ma niewielkie koszty.
Dlatego ile gotówki powinna mieć firma zależy nie tylko od wysokości środków, ale również od tego, jak szybko pieniądze wpływają i wypływają z przedsiębiorstwa.
Alpha Credit – kiedy gotówki jest za mało
Płynność finansowa nie powinna być tematem dopiero wtedy, gdy na koncie zaczyna brakować pieniędzy.
Jeżeli firma rozwija się, realizuje większe kontrakty, planuje inwestycję lub ma znaczną część kapitału zamrożoną w aktywach, warto wcześniej przeanalizować dostępne możliwości finansowania.
Alpha Credit pomaga przedsiębiorcom analizować rozwiązania dopasowane do sytuacji firmy – również w przypadku potrzeby finansowania obrotowego, inwestycyjnego czy wykorzystania posiadanego majątku.
Dobra płynność to nie brak problemów. To możliwość reagowania, zanim problem się pojawi.